Modalités et conditions
PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Génome Canada s’engage à protéger tous les renseignements personnels recueillis et utilisés dans la gestion de ses activités. La Société se conforme aux dix principes de la protection des renseignements personnels contenus dans le Code type sur la protection des renseignements personnels de l’Association canadienne de normalisation. Génome Canada se conforme également aux obligations prévues dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et des documents électroniques (LPRPDE) et d’autres lois applicables en la matière. Aux fins de la présente politique, les renseignements personnels s’entendent de tout renseignement sur une personne identifiable, dont toute information factuelle ou subjective sur cette personne. Sont exclus de cette définition le nom, l’adresse, et les renseignements professionnels d’un employé ou d’un contractuel, lorsque ces renseignements servent uniquement à communiquer avec ces personnes.
PRINCIPES DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
RESPONSABILITÉ ENVERS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Génome Canada est responsable de la protection de tous les renseignements personnels confiés à sa garde ou à son contrôle, y compris les renseignements personnels recueillis ou transférés par un tiers en vue d’un traitement au nom de la Société. Génome Canada a nommé un agent de la protection de la vie privée et mis en œuvre des politiques et des procédures qui garantissent que les renseignements personnels sont raisonnablement protégés.
PRÉCISION DES RAISONS
Avant de recueillir des renseignements personnels, Génome Canada indiquera les raisons pour lesquelles elle recueille, utilise ou divulgue des renseignements personnels et informera l’intéressé de ses raisons. Si Génome Canada prévoit utiliser ou divulguer les renseignements pour une raison qui n’a pas déjà été précisée, elle en informera l’intéressé et lui demander un nouveau consentement.
CONSENTEMENT
Sauf dans les cas autorisés ou exigés par la loi, Génome Canada ne recueillera des renseignements personnels que si la personne le sait et y consent. Génome Canada utilisera un formulaire de consentement (exprès ou implicite) qui reflète la nature de l’information recueillie, compte tenu de la sensibilité des renseignements et des attentes de la personne. En tout temps, des personnes peuvent cesser de consentir à ce que Génome Canada continue d’utiliser ou de divulguer des renseignements personnels les concernant, sous réserve d’un avis raisonnable, de restrictions contractuelles et /ou des obligations juridiques et fiduciaires de Génome Canada.
COLLECTE LIMITÉE
Génome Canada ne recueillera que les renseignements personnels nécessaires aux fins précisées. Tous les renseignements personnels seront recueillis par des moyens équitables et conformes à la loi. Généralement, les renseignements personnels seront recueillis directement auprès de l’intéressé, mais peuvent occasionnellement être recueillis auprès d’autres sources où les renseignements personnels sont du domaine public, ou disponibles auprès d’organismes publics et autres tiers qui peuvent prouver qu’ils ont le droit de divulguer l’information.
UTILISATION LIMITÉE, DIVULGATION ET CONSERVATION
Génome Canada n’utilisera et ne divulguera les renseignements personnels qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins qu’une personne ait donné son consentement ou que l’utilisation ou la divulgation ne soit autorisée ou exigée par la loi.
Les renseignements personnels ne seront conservés qu’aussi longtemps qu’ils seront nécessaires à la réalisation des fins précisées.
EXACTITUDE
Génome Canada prendra des mesures raisonnables pour s’assurer que les renseignements personnels recueillis par elle ou par des tiers, sont aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins prévues. Génome Canada prendra, en particulier, toutes les mesures raisonnables pour réduire au minimum la possibilité que des renseignements personnels inexacts ou peu appropriés soient utilisés pour prendre une décision concernant une personne.
Génome Canada ne met pas à jour de façon courante les renseignements personnels et s’attend à ce que les personnes soucieuses de l’exactitude et de l’intégralité de leurs renseignements personnels fournissent les renseignements utiles, au besoin.
PRÉCAUTIONS DE SÉCURITÉ
Génome Canada protège les renseignements personnels par des précautions de sécurité qui conviennent à la sensibilité des renseignements, compte tenu de la quantité, de leur distribution, de leur présentation et des usages prévus. Ces précautions comprennent, sans toutefois s’y limiter :
- des mesures matérielles telles que des classeurs verrouillés et un accès restreint aux bureaux;
- des mesures organisationnelles telles qu’un accès limité selon le « besoin de savoir », et l’éducation des employés sur l’importance d’assurer la confidentialité des renseignements personnels;
- des mesures technologiques telles que l’utilisation de mots de passe informatiques, la transmission et la sauvegarde sécuritaires des données et des procédures de récupération;
- la destruction soigneuse des renseignements personnels pour éviter l’accès par des personnes non autorisées.
TRANSPARENCE
Génome Canada communiquera immédiatement tout renseignement précis sur ses politiques et procédures concernant la gestion des renseignements personnels. Ces renseignements comprennent :
- le titre et l’adresse de l’agent de la protection de la vie privée de Génome Canada;
- la démarche à suivre pour obtenir l’accès à des renseignements personnels détenus par Génome Canada;
- une description des types de renseignements personnels détenus, y compris un compte rendu général de leur utilisation;
- les renseignements personnels communiqués à des organismes connexes.
ACCÈS INDIVIDUEL
En réponse à une demande individuelle écrite à l’agent de la protection de la vie privée, Génome Canada indiquera si elle possède des renseignements personnels concernant l’intéressé et donnera accès à ces renseignements.
En assurant l’accès, Génome Canada indiquera la source d’information, comment les renseignements personnels sont utilisés, et les tiers à qui les renseignements peuvent avoir été divulgués.
Dans des circonstances limitées et précises, comme la loi l’autorise ou l’exige, Génome Canada peut ne pas être en mesure de fournir une partie ou l’ensemble des renseignements personnels demandés.
Toute personne a le droit de contester l’exactitude ou l’intégralité de ses renseignements personnels et de les faire modifier au besoin. Lorsqu’un litige sur l’exactitude ne peut être résolu, l’intéressé doit présenter une courte déclaration qui sera jointe au dossier et transmise aux tiers à qui les renseignements ont été divulgués, le cas échéant.
Toutes les demandes écrites d’accès doivent être adressées :
À l’attention de l’agent de protection de la vie privée
Génome Canada
150, rue Metcalfe, bureau 2100
Ottawa (Ontario) K2P 1P1
Canada
CONTESTATION DU RESPECT DE LA POLITIQUE
Toute question ou demande de renseignements concernant le respect de la présente politique sur la protection des renseignements personnels doit être adressée par écrit à l’agent de la protection de la vie privée.